Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp

Có nhiều loại hình kỹ năng giao tiếp bạn cần lĩnh hội và thực hành để trở thành một người giao tiếp thành thạo. Các kĩ năng này có thể được sử dụng kết hợp trong các hoàn cảnh giao tiếp khác nhau.

1. Lắng nghe tích cực

Lắng nghe là kĩ năng cần thiết trong quá trình giao tiếp với người đối diện, đặc biệt đối với đồng nghiệp. Kỹ năng lắng nghe giúp tập trung lắng nghe những câu chuyện đời thường, chia sẻ những khó khăn trong công việc cũng như trong cuộc sống bằng cách phân tích, đóng góp ý tưởng và hỏi thêm thông tin,...sẽ giúp kéo gần khoảng cách và tăng sự thân mật giữa đồng nghiệp, tạo cảm hứng làm việc.

Cũng nên lưu ý rằng để đạt hiệu quả giao tiếp tối ưu, bạn nên gạt bỏ sự tồn tại của điện thoại hay mạng xã hội - các nhân tố làm bạn xao lãng, khiến cuộc trò chuyện trở nên nhàm chán và người nghe cảm thấy không được tôn trọng.

2. Điều chỉnh phong cách nói chuyện với từng người nghe

Tùy thuộc vào các đối tượng giao tiếp, bạn thiết lập phong cách và hình thức giao tiếp cho phù hợp. Ví dụ, khi giao tiếp với sếp, các hình thức giao tiếp trang trọng như gửi email hoặc gọi điện thoại sẽ được ưu tiên. Khi làm việc teamwork, video conference sẽ là kênh giao tiếp hiệu quả hơn một email dày đặc thông tin.

3. Sự thân thiện

Sự thân thiện góp phần làm nên hiệu quả giao tiếp (niềm tin và sự thấu hiểu) được đảm bảo trên 2 yếu tố: sự chân thành và lòng tốt.

Trong công việc, bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện với đồng nghiệp hay sếp bằng những câu hỏi đời thường về quê quán, nơi ở, thời tiết hay tình trạng sức khỏe với thái độ tích cực và luôn giữ nụ cười trên môi kèm theo những lời khen ngợi, chúc mừng trước thành quả của đồng nghiệp, giúp nuôi dưỡng niềm tin với sếp và với đồng nghiệp, thúc đẩy hiệu quả công việc.

4. Sự tự tin

Tự tin là yếu tố then chốt cho việc thể hiện một ý tưởng như phát biểu, đóng góp ý kiến tại cuộc họp. Sự tự tin được thể hiện qua tương tác bằng mắt, ngồi thẳng và mở rộng vai khi trao đổi thông tin với trưởng phòng kinh doanh hoặc đồng nghiệp. Bên cạnh đó, sự tự tin sẽ giúp bạn thành công trong việc thuyết phục các nhà tuyển dụng trong cuộc phỏng vấn vào vị trí mà bạn mong ước.

5. Trao đi và tiếp nhận phản hồi

Hiệu quả giao tiếp phần lớn được đánh giá bởi chất lượng của các phản hồi. Phản hồi càng sâu sắc và mang tính phản biện thì vấn đề đưa ra càng thu hút và có chiều sâu. Phản hồi nên tập trung giải quyết vấn đề, cung cấp các giải pháp để củng cố thêm tính bền vững và khả thi của các dự án.

6. Nói rõ ràng, không nói quá to hay quá nhỏ

Giao tiếp hiệu quả hay không phụ thuộc nhiều vào âm lượng giọng nói có vừa đủ, hợp tình huống không và cách bạn truyền đạt rõ ràng hay chưa. Khi bạn muốn truyền đạt một thông điệp, bạn cần điều chỉnh giọng nói trực tiếp hoặc qua các phương tiện truyền tải thông tin sao cho âm thanh đủ nghe và rõ ràng để đảm bảo người nghe không bỏ sót bất kì thông tin quan trọng nào. Nói quá to khiến cho thông tin truyền đi kém hiệu quả và khiến người nghe không cảm thấy được tôn trọng.

7. Sự đồng cảm

Cảm xúc là sản phẩm của quá trình truyền tải thông điệp. Bày tỏ sự đồng cảm đúng lúc với đối tượng giao tiếp (người nghe) góp phần duy trì cuộc trò chuyện, giúp chủ thể giao tiếp đạt được mục đích giao tiếp.

Ví dụ, trong trường hợp ứng phó với khách hàng tức giận hoặc phẫn nộ, nhiệm vụ của nhân viên bán hàng (chủ thể giao tiếp) là giúp hạ nhiệt và thay đổi cảm xúc đó theo hướng tích cực bằng cách lắng nghe: "Trước hết, xin được xin lỗi quý khách vì sự bất tiện này". Khi lắng nghe các ý kiến của khách hàng, nhân viên bán hàng có thể có những gợi ý khi giải đáp các yêu cầu của khách hàng.

8. Sự tôn trọng

Song hành với sự đồng cảm, sự tôn trọng được thể hiện trong việc không làm gián đoạn bài phát biểu như tắt điện thoại và chế độ thông báo của các mạng xã hội. Về phía chủ thể giao tiếp, có thể sử dụng các phương tiện hỗ trợ để đảm bảo mọi thành viên đều có thể nghe được bài phát biểu. Bên cạnh đó, việc ăn mặc phù hợp sẽ tạo cảm hứng tập trung cho người nghe, từ đó tăng hiệu quả giao tiếp.

9. Hiểu thông điệp của ngôn ngữ kí hiệu

Bên cạnh lời nói thì các ngôn ngữ kí hiệu cũng phát huy tác dụng trong việc truyền đạt thông điệp. Một cái gật đầu hoặc hành động giơ ngón tay cái có thể là tín hiệu nhiệt liệt đồng tình với các quan điểm được đưa ra. Ngược lại, hãy đảm bảo bạn gửi thông điệp phù hợp đối với đối tượng giao tiếp (người nghe) nhé.

10. Sẵn sàng phản hồi

Phản hồi một cách nhanh chóng đối với thông điệp của chủ thể giao tiếp cũng chính là một hình thức cổ vũ các ý tưởng tích cực và tạo tương tác giữa người nói và người nghe, giúp cải thiện hiệu quả giao tiếp.

Các lỗi cần tránh trong giao tiếp

• Bình tĩnh lắng nghe, không nên ngắt lời người khác. Nếu ngắt lời hãy "xin phép" hoặc "xin lỗi" trước đó.
• Không chê bai, nói xấu người khác, tránh các chủ đề nhạy cảm dân tộc, tôn giáo.
• Không vòng vo, tránh ậm ừ, ngập ngừng.
• Không khoanh tay, xem đồng hồ, ngắm móng tay.
• Nheo mắt, nhìn chằm chằm, nụ cười không chân thật.
• Gãi đầu, gãi cổ, cử động nhiều không tập trung khi giao tiếp.
• Không khơi gợi những chuyện người khác không muốn nghe, động chạm lòng tự ái.
• Sử dụng chủ ngữ "tôi" hay "chúng ta" phù hợp từng hoàn cảnh.
• Nói sai đề tài, chủ đề mà mọi người đang đề cập đến.
• Nói thì thầm với một số người trong tập thể đông người.
• Nói quá to khi không cần thiết. Tùy chủ đề giao tiếp mà có âm điệu, ngữ điệu phù hợp.
• Không khua tay, múa chân, thể hiện thái độ lo lắng hay vui vẻ quá khi giao tiếp.
• Hỏi lại những điều chưa hiểu, luôn nhớ tên người đối diện.
• Tạo sự thân mật, cử chỉ đi cùng lời nói và ánh mắt.
• Không nóng nảy, không hấp tấp, không vội vàng.

Giao tiếp hiệu quả cho cuộc phỏng vấn

Để cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẻ, bạn cần đến sớm trước 10 - 15 phút và ăn mặc phù hợp và chuẩn bị sẵn ngôn ngữ kí hiệu mình có thể sử dụng trong cuộc phỏng vấn. Cùng với đó là đơn xin việc được tạo với những kỹ năng mềm, kinh nghiệm chuyên môn được liệt kê rõ ràng, ấn tượng.

Hãy đảm bảo để điện thoại ở chế độ rung và tắt chế độ thông báo và đừng chú ý vào điện thoại hoặc đồng hồ trong suốt cuộc phỏng vấn vì điều đó được cho là cử chỉ thiếu tôn trọng nhà tuyển dụng. Đặc biệt là bạn nên xác định, phát huy điểm mạnh và hạn chế điểm yếu của mình khi giao tiếp với người đối diện để dễ dàng "hạ gục" nhà tuyển dụng ngay từ những câu trả lời đầu tiên nhé.

Người ít nói, hướng nội làm gì để cải thiện kỹ năng giao tiếp?

1. Đừng lắng nghe một cách thụ động

Kỹ năng lắng nghe có mối quan hệ mật thiết với khả năng giao tiếp. Thay vì lắng nghe một cách thụ động (lắng nghe mà không có sự tương tác hay phản hồi lại người nói) thì người hướng nội hãy chọn lắng nghe theo cách tích cực. Cách trở thành người lắng nghe tích cực tương đối đơn giản bởi bạn chỉ cần chăm chú lắng nghe người đối diện nói và đưa ra những câu hỏi lấy thêm thông tin hoặc đóng góp ý kiến, kèm với đó là tương tác bằng những cái gật đầu, thể hiện biểu cảm và sự hứng thú.

2. Đừng ép bản thân phải nói nhiều hơn mức cần thiết

Nhiều người cho rằng những người hướng nội để có sự công nhận trong công việc thì họ cần phải có mặt và sẵn sàng tham gia vào các cuộc trò chuyện trong bất cứ thời điểm nào. Tuy nhiên, khi nghĩ đến điều này thì những người hướng nội sẽ cảm thấy rất mệt mỏi. Và điều này thực ra cũng không quá cần thiết. Những người hướng nội chỉ nên tham gia vào các cuộc trò chuyện khi bản thân thấy có điều gì đó đáng để nói. Đặc biệt, bạn cũng không cần "làm lố" hơn mức cần thiết chỉ để được mọi người chú ý.

3. Hãy tin rằng lời nói của bạn có giá trị

Để giao tiếp tốt hơn, người hướng nội hãy tin rằng bản thân có những thông tin giá trị để góp mặt vào cuộc trò chuyện. Chỉ có như vậy thì bạn mới có thể giao tiếp tốt được với đồng nghiệp và cấp trên. Bởi người hướng nội thường cảm thấy lo lắng khi chia sẻ những ý tưởng, quan điểm của mình vì họ sợ gặp phải phản ứng trái chiều từ người khác.

4. Chuẩn bị trước cho các buổi họp

Nếu bạn cảm thấy không thoải mái khi phải đối mặt trực tiếp với những người trong cuộc họp thì hãy chuẩn bị trước. Bạn có thể liệt kê những điều bạn muốn nói hoặc ghi chú lại những thông tin quan trọng để tự tin chia sẻ trong buổi họp.

5. Đối mặt với nỗi sợ giao tiếp

Không ai có thể tránh được các cuộc gặp gỡ hoặc giao tiếp trực tiếp bởi mọi thứ không thể lúc nào cũng được trao đổi qua email hay điện thoại. Vì vậy, người hướng nội cần phải có sự can đảm để đối mặt với nỗi sợ giao tiếp ngay từ đầu. Điển hình là bạn có thể sử dụng các liệu pháp nhằm điều trị chứng lo âu làm cản trở khả năng giao tiếp của mình

Một trong những kỹ năng quan trọng không kém giao tiếp đó là kỹ năng thuyết trình. Để cấp trên có thể hiểu được ý tưởng và kế hoạch mà bạn đề ra thì đòi hỏi bạn cần có khả năng thuyết trình tốt từ giọng nói, ngữ điệu, ngôn ngữ cơ thể,... Bởi dù ý tưởng của bạn có mới mẻ, hay, có tính khả thi nhưng bạn không làm cho người khác hiểu thì mọi công sức của bạn sẽ không được hưởng ứng và triển khai.

Cùng với kỹ năng thuyết trình và giao tiếp thì kỹ năng đàm phán cũng được nhà tuyển dụng đề cao. Nếu bạn có đầy đủ các kỹ năng mềm thiết yếu mà công ty, doanh nghiệp đó cần thì việc trúng tuyển và đảm nhận vị trí công việc mong muốn là điều không xa.

Theo dõi trang web https://kynang247.com của chúng tôi để cập nhật những thông tin hữu ích nhé.